Digitalisierung in der Stadtverwaltung

Die Stadtverwaltung Bochum hat auf eine Anfrage der CDU-Fraktion zum Stand der Digitalisierung in den Ämtern reagiert. In der Antwort des Amtes für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation wird erläutert, dass eine flächendeckende Auswertung der Verteilung zwischen digitalen und analogen Bürgeranliegen aus wirtschaftlichen Gründen nicht möglich ist, da eine separate Erfassung durch alle Sachbearbeitenden einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten würde. Dennoch lässt sich anhand von Stichproben ein Trend zu verstärkt digitaler Kommunikation seit Beginn der Corona-Pandemie feststellen, wobei die Nutzung stark von der jeweiligen Zielgruppe abhängt.

Die Bearbeitung digitaler Anfragen erfolgt nach den gleichen Abläufen wie analoge Vorgänge, wobei die Fachaufsicht die Einhaltung der Bearbeitung sicherstellt. Grundsätzlich werden digitale Anfragen auf dem gewählten Kanal beantwortet, sofern dies rechtlich zulässig ist. Für bestimmte Bescheide besteht jedoch weiterhin ein Schriftformerfordernis in analoger Form. Die Stadt testet derzeit eine Infrastruktur für qualifizierte digitale Signaturen.

Eine durchschnittliche Antwortzeit lässt sich ebenfalls nicht gesamthaft ermitteln, wobei die Verwaltung eine zeitnahe Erledigung unter Einhaltung gesetzlicher Fristen anstrebt. Für die revisionssichere Archivierung wird die elektronische Akte schrittweise flächendeckend eingeführt. Zudem befindet sich ein Projekt zur Langzeitarchivierung von IT-Verfahren in der finalen Phase, um eine angemessene Speicherung der Daten zu gewährleisten.