Einsatz von KI im städtischen E-Mailverkehr

Die Verwaltung hat auf eine Anfrage der CDU-Fraktion zum Einsatz von KI-gestützten Funktionen im E-Mail-Verkehr der Stadt Bochum reagiert. Der Einsatz von Anwendungen wie Microsoft 365, Adobe Firefly und dem Azure OpenAI Service erfolgt über eine zentrale Whitelist. Diese Funktionen ermöglichen unter anderem das Erstellen von Textentwürfen, Zusammenfassungen sowie Übersetzungen. Eine automatisierte Analyse von E-Mails ohne aktive Nutzung durch Berechtigte findet nicht statt. Die Bereitstellung erfolgt über SaaS-Verträge mit den Anbietern, wobei die Datenverarbeitung innerhalb der EU stattfindet. Für die IT-Ausstattung der Fraktionsgeschäftsstellen stehen dieselben Funktionen zur Verfügung wie für die Verwaltung.

Vor der Einführung der Anwendungen werden fachliche, technische und datenschutzrechtliche Prüfungen durch die zuständigen Organisationseinheiten, die IT- und Datenschutzstellen sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten und den Personalrat durchgeführt. Dabei werden Anforderungen des EU AI Acts, insbesondere in Bezug auf Transparenz und Dokumentation, berücksichtigt. Städtische Daten werden nicht für Trainingszwecke der KI verwendet, und die Systeme dienen nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle der Beschäftigten. Die Steuerung erfolgt über Regelwerke wie die Dienstvereinbarung zur Nutzung von KI oder den KI-Kompass. Seit Anfang 2025 werden bedarfsorientierte Schulungen angeboten, die bereits von rund 600 Beschäftigten genutzt oder für die Anmeldungen eingegangen sind. Eine KI-Strategie befindet sich derzeit in der Erarbeitung.