Digitale Aktenführung der Stadt Bochum und digitale Kommunikation

Die Verwaltung beantwortet in der vorliegenden Vorlage eine Anfrage der CDU-Fraktion zur digitalen Aktenführung und Kommunikation der Stadt Bochum. Im Zentrum steht die Einführung der eAkten-Technologie auf Basis des Datenmanagementsystems „Doxis4“. Diese Anwendung dient der revisionssicheren Aktenführung. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der Ausstattung von sieben Ämtern, die in das Viktoria Karree umziehen, um einen papierlosen Umzug zu ermöglichen. Die Digitalisierung der Bestandsakten wird durch interne Stellen sowie externe Dienstleister durchgeführt. Die Stadt beteiligte sich im Jahr 2020 an einer Vergabe über den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN). Ein konkreter Prozentsatz des bereits digitalisierten Bestands wird nicht beziffert, der Abschluss des Rollouts ist jedoch für das Jahr 2026 vorgesehen. Die Beschaffung externer Leistungen erfolgt über den zentralen Einkauf unter Einhaltung der EU-Richtlinien. Bei der Gestaltung digitaler Verwaltungsleistungen werden die Barrierefreiheit sowie das „Once-Only-Prinzip“ angestrebt.

Hinsichtlich der IT-Sicherheit und Datensicherung setzt die Verwaltung auf redundante und verschlüsselte Daten mittels RAID-Systemen sowie Sicherungssysteme für Server und Datenbanken, um die Wiederherstellung nach Systemausfällen oder Hacker-Angriffen zu gewährleisten. Präventive Maßnahmen gegen Datendiebstahl sind implementiert. Ein durch einen externen Dienstleister eingeführtes Intrusion-Detection-System (IDS) sowie regelmäßige Penetrationstests durch externe Dienstleister dienen der Sicherheit. Die Verwaltung nutzt keine rudimentären Dateiablagesysteme, um die langfristige Lesbarkeit der Daten sicherzustellen.