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Tagesordnung

• Öffentlicher Teil
• 1.
  Beschlüsse in eigener Entscheidungsbefugnis
• keine Tagesordnungspunkte
• 2.
  Beschlussvorschläge für den Haupt- und Finanzausschuss bzw. weitere Ausschüsse und die Bezirksvertretungen
• keine Tagesordnungspunkte
• 3.
  Beschlussvorschläge für den Rat
• keine Tagesordnungspunkte
• 4.
  Anträge
• keine Tagesordnungspunkte
• 5.
  Berichte des Rechnungsprüfungsamtes
• 5.1
  Prüfung der GEMA-Gebühren bei der Stadt Bochum im Rahmen der Corona-Pandemie

  Zur Vorlage · 20220615 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat eine Beschlussvorlage zur Prüfung der Gebühren der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) vorgelegt. Gegenstand der Untersuchung ist die Abrechnung dieser Gebühren durch die Stadt Bochum im Kontext der Corona-Pandemie.

  Der Bericht, der unter der Vorlagennummer 20220615 geführt wird, dient dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnisnahme in dessen Sitzung am 1. April 2022. Die Untersuchung befasst sich mit den finanziellen Vorgängen und der Handhabung der GEMA-Gebühren während des Pandemiezeitraums.

  Die Vorlage wurde von der zuständigen Fachabteilung des Rechnungsprüfungsamtes erstellt. Es handelt sich um eine öffentliche Beschlussvorlage der Verwaltung, die die Ergebnisse einer Prüfung der Gebührenzahlungen der Stadt Bochum an die GEMA während der pandemiebedingten Einschränkungen dokumentiert.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 5.2
  Prüfung von Abschleppmaßnahmen bei der Stadt Bochum

  Zur Vorlage · 20220616 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum hat eine Vorlage zur Prüfung von Abschleppmaßnahmen vorgelegt. Der Bericht mit der Nummer 20220616 befasst sich mit der Untersuchung der im Stadtgebiet durchgeführten Maßnahmen im Bereich des Abschleppwesens.

  Die Vorlage ist für die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 1. April 2022 vorgesehen, wobei das Gremium den Inhalt zur Kenntnis nehmen soll. Gegenstand der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt war die Untersuchung der Prozesse und Abläufe im Zusammenhang mit den Abschleppmaßnahmen der Stadt Bochum.

  Der Bericht dient als Grundlage für die Information des zuständigen Ausschusses über die Ergebnisse der Rechnungsprüfung. Die Vorlage wurde von der zuständigen Fachabteilung erstellt, um die Durchführung der entsprechenden Maßnahmen zu dokumentieren. Eine darüber hinausgehende Beschlussfassung ist im Rahmen dieser Vorlage zum jetzigen Zeitpunkt nicht vorgesehen, da der Status lediglich die Kenntnisnahme der Prüfungsergebnisse vorsieht.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht und die Ausführungen von Herrn Vocke und Frau Beaupain werden zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht und die Ausführungen von Herrn Vocke und Frau Beaupain werden zur Kenntnis genommen.
• 5.3
  Prüfung der Investitionskostenzuschüsse für ambulante Pflegedienste

  Zur Vorlage · 20220618 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die vorliegende Beschlussvorlage der Verwaltung mit der Nummer 20220618 befasst sich mit dem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Prüfung der Investitionskostenzuschüsse für ambulante Pflegedienste. Das Dokument wurde von der zuständigen Fachabteilung des Rechnungsprüfungsamtes erstellt und trägt das Datum vom 7. März 2022.

  Gegenstand der Vorlage ist die Untersuchung der Zuschüsse, die als Investitionskosten für den Bereich der ambulanten Pflege bereitgestellt werden. Der Bericht ist für die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 1. April 2022 vorgesehen. In diesem Rahmen ist eine formelle Kenntnisnahme durch das Gremium geplant. Die Vorlage dient dazu, die Ergebnisse der Prüfung der genannten Fördermaßnahmen im Ausschuss zu präsentieren und den aktuellen Stand der Untersuchung der Investitionskosten für Pflegedienste darzulegen.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 5.4
  Prüfung der Tierkörperbeseitigungen bei der Stadt Bochum

  Zur Vorlage · 20220619 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum hat eine Vorlage mit der Nummer 20220619 vorgelegt, die sich mit der Prüfung der Tierkörperbeseitigungen im Stadtgebiet befasst. Bei dem Dokument handelt es sich um einen Bericht des Rechnungsprüfungsamtes, der als Beschlussvorlage der Verwaltung erstellt wurde.

  Der Bericht ist für den Rechnungsprüfungsausschuss bestimmt und steht auf der Tagesordnung der Sitzung am 1. April 2022. In diesem Gremium ist die Vorlage zur Kenntnisnahme vorgesehen. Gegenstand der Untersuchung durch das zuständige Amt ist die Überprüfung der Prozesse im Bereich der Tierkörperbeseitigung bei der Stadt Bochum. Die Vorlage wurde im März 2022 erstellt und dient der Information des Ausschusses über die Ergebnisse der entsprechenden Prüfung.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 5.5
  Prüfung von Wartungsverträgen

  Zur Vorlage · 20220620 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat einen Bericht zur Prüfung von Wartungsverträgen vorgelegt. Die entsprechende Beschlussvorlage der Verwaltung mit der Nummer 20220620 befasst sich mit der Untersuchung bestehender Wartungsverträge durch das zuständige Amt.

  Die Vorlage wurde für die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 1. April 2022 erstellt. Der Zweck der Vorlage ist die reine Kenntnisnahme durch das Gremium, um über die Ergebnisse der Prüfung informiert zu werden. Das Dokument ist als öffentlich eingestuft und wurde im März 2022 finalisiert. Die Federführung für diesen Bericht liegt beim Rechnungsprüfungsamt. Damit dient die Vorlage dazu, den Ausschuss über die durchgeführten Prüfungen im Bereich der Wartungsverträge in Kenntnis zu setzen. Der Bericht wird durch entsprechende Anlagen ergänzt, welche die Details der Prüfung enthalten.

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  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 5.6
  Prüfung der Berechnung und Abführung der VBL-Leistungen im Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation (Amt 11)

  Zur Vorlage · 20220720 · Beschlussvorlage der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat eine Beschlussvorlage zur Prüfung der Berechnung und Abführung von VBL-Leistungen im Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation vorgelegt. Gegenstand der Untersuchung ist die Überprüfung der Prozesse innerhalb des Amtes 11, wobei der Fokus auf der korrekten Ermittlung sowie der ordnungsgemäßen Weiterleitung der entsprechenden Beiträge liegt.

  Der Bericht wurde zur Vorlage in den Rechnungsprüfungsausschuss gebracht. In der Sitzung am 1. April 2022 ist die bloße Kenntnisnahme des Berichts durch das Gremium vorgesehen. Die entsprechende Prüfung umfasst die im Dokument beschriebenen Vorgänge zur Sicherstellung der korrekten Abführung der Leistungen. Als Grundlage für die Beratung dient die von der zuständigen Fachabteilung erstellte Prüfungsunterlage, welche die Details der Untersuchung in den beigefügten Anlagen zusammenfasst.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 6.
  Mitteilungen
• 6.1
  Prüfung des Upgrades des Personalmanagementsystems LogaAll-in für die Stadt Bochum

  Zur Vorlage · 20220513 · Mitteilung der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bochum hat die Prüfung des Upgrades des Personalmanagementsystems LogaAll-in abgeschlossen. Hintergrund der Untersuchung ist das Ende der Wartung für die bisher genutzte Version zum 30. September 2021 sowie das Angebot eines neuen Lizenzmodells durch den Softwarehersteller. Da die Anwendung direkte Auswirkungen auf die Entgeltbuchhaltung hat, war eine Prüfung gemäß der Gemeindeordnung NRW erforderlich.

  Die Untersuchung umfasste verschiedene Bereiche der Personalverwaltung, darunter die Entgeltbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft, Stellenplanung sowie die Personalkostenplanung und das Betriebliche Eingliederungsmanagement. Auch der Auswertungsgenerator und das Mitarbeiterportal wurden geprüft. Laut dem Prüfbericht stehen nach dem Transformationsprozess alle Funktionalitäten uneingeschränkt zur Verfügung. Da keine Beanstandungen festgestellt wurden, konnte die Freigabe der Anwendung erteilt werden. Der Rechnungsprüfungsausschuss wird den Bericht im nichtöffentlichen Teil beraten, um technische Details zur IT-Sicherheit und zu den Abläufen der Entgeltabrechnung zu wahren.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.
• 6.2
  Prüfung des SAP-Buchungskreises "Sondervermögen der Grundstücksentwicklung"

  Zur Vorlage · 20220514 · Mitteilung der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat die Prüfung des SAP-Buchungskreises für das Sondervermögen „Grundstücksentwicklung Bochum“ abgeschlossen. Das Sondervermögen wurde durch einen Ratsbeschluss im Juli 2019 gegründet, um den Aufkauf und die Entwicklung ungenutzter Flächen im Stadtgebiet zu ermöglichen. Im Jahr 2020 wurde entschieden, die Buchhaltung des Sondervermögens in einem eigens eingerichteten Buchungskreis innerhalb des bestehenden SAP-Mandanten abzubilden, um das Rechnungswesen vom Haushalt der Stadt Bochum zu trennen.

  Die Prüfung umfasste die Programmfunktionalität, die Datenqualität, die Datensicherheit sowie die Systemdokumentation und die Praxistests während der Einführung. Eine solche Prüfung von Programmen der Finanzbuchhaltung ist gemäß der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen vor deren Anwendung vorgeschrieben.

  Nach Abschluss der Untersuchung wurde der Buchungskreis freigegeben. Das Rechnungsprüfungsamt hat dem Amt für Finanzsteuerung Empfehlungen und Ratschläge für die Durchführung künftiger Projekte übermittelt. Die Beratung des Berichts im Rechnungsprüfungsausschuss erfolgt aufgrund technischer Details zur Finanzbuchhaltung und zur IT-Sicherheit im nichtöffentlichen Teil.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.
• 6.3
  Prüfung der Kassen- und Verfahrensabläufe im Büro für Kfz-Angelegenheiten, Fahrerlaubnisse und Zulassungen

  Zur Vorlage · 20220583 · Mitteilung der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat eine Prüfung der Kassen- und Verfahrensabläufe im Büro für Kfz-Angelegenheiten, Fahrerlaubnisse und Zulassungen durchgeführt. In diesem Fachbereich werden jährlich rund 200.000 Geschäftsvorfälle bearbeitet. Seit März 2021 erfolgt die Erhebung der anfallenden Gebühren über Kassenautomaten der Firma HESS Cash Systems GmbH. Diese Automaten verarbeiten sowohl Bargeld- als auch EC-Zahlungen und haben die bisherigen Bargeldkassen in den Büros abgelöst.

  Der Prüfbericht gibt einen Überblick über die im Fachbereich genutzten Fach- und Kassenverfahren. Ein zentraler Bestandteil der Untersuchung ist die sogenannte Medienbruchproblematik zwischen zwei IT-Verfahren sowie die daraus resultierenden Auswirkungen auf die IT-Sicherheit und die Kassensicherheit. Der Rechnungsprüfungsausschuss wird den Bericht in seiner Sitzung am 1. April 2022 zur Kenntnisnahme beraten.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.

  Ergebnis: Die Mitteilung wird zur Kenntnis genommen.
• 6.4
  Einführung eines Internen Kontrollsystems bei der Stadtverwaltung Bochum

  Zur Vorlage · 20220703 · Mitteilung der Verwaltung

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation hat ein Konzept zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) in der Bochumer Stadtverwaltung erarbeitet. Unter Einbeziehung des Rechnungsprüfungsamtes, des Rechtsamtes, des Amtes für Finanzsteuerung sowie der Datenschutzbeauftragten soll das System als Bestandteil eines kommunalen Risikomanagements dienen. Ziel ist es, wesentliche Risiken des Verwaltungshandels vor deren Eintritt zu erkennen und durch Maßnahmen zu beeinflussen. Das Konzept basiert auf Erfahrungen aus einer Erprobung in einem Teilbereich der zuständigen Fachabteilung sowie auf bereits implementierten Prozessen im Amt für Finanzsteuerung.

  Das IKS verfolgt Ziele wie die Sicherstellung der Effektivität und Wirtschaftlichkeit von Prozessen, die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung sowie die Einhaltung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandels. Zudem sollen das Vermögen vor Betrug geschützt und klare Vorgaben für Mitarbeitende geschaffen werden. Die methodische Vorgehensweise umfasst eine Risikoeinschätzung anhand von Faktoren wie Verstößen gegen geltendes Recht, finanziellen Auswirkungen oder Folgen für die Kundenzufriedenheit. In einer Risiko-Matrix bewerten die Fachbereiche die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. Aus den identifizierten Hochrisikoprozessen werden entsprechende Kontrollmaßnahmen und Verantwortlichkeiten abgeleitet.

  Die verwaltungsweite Einführung ist für den Zeitraum Sommer oder Herbst geplant. Zur Unterstützung der Fachbereiche beabsichtigt die Verwaltung, eine halbe Stelle für eine zentrale Unterstützungskraft im Rahmen der Budgetdialoge 2023/2024 anzumelden.

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  Beratungsfolge

  • 01.04.2022 · Rechnungsprüfungsausschuss (5. Sitzung) — Zur Kenntnis genommen

  Ergebnis: Zur Kenntnis genommen
• 7.
  Anfragen
• keine Tagesordnungspunkte
• Nichtöffentlicher Teil
• 8.
  Beschlüsse in eigener Entscheidungsbefugnis
• keine Tagesordnungspunkte
• 9.
  Beschlussvorschläge für den Haupt- und Finanzausschuss bzw. weitere Ausschüsse und die Bezirksvertretungen
• keine Tagesordnungspunkte
• 10.
  Beschlussvorschläge für den Rat
• keine Tagesordnungspunkte
• 11.
  Anträge
• keine Tagesordnungspunkte
• 12.
  Berichte des Rechnungsprüfungsamtes
• 12.1
  Prüfung des SAP-Buchungskreises 3000 "Sondervermögen Grundstücksentwicklung"

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 12.2
  Prüfung des Upgrades des Personalmanagementsystems P&I LogaAll-in für die Stadt Bochum

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 12.3
  Prüfung der Kassen- und Verfahrensabläufe im Büro für Kfz-Angelegenheiten, Fahrerlaubnisse und Zulassungen

  Ergebnis: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen.
• 13.
  Mitteilungen
• keine Tagesordnungspunkte
• 14.
  Anfragen
• 14.1
  Wunschkennzeichen der Stadtverwaltung

  Ergebnis: (Die Anfrage wird schriftlich beantwortet.