Einführung eines Internen Kontrollsystems bei der Stadtverwaltung Bochum

Das Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation hat ein Konzept zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) in der Bochumer Stadtverwaltung erarbeitet. Unter Einbeziehung des Rechnungsprüfungsamtes, des Rechtsamtes, des Amtes für Finanzsteuerung sowie der Datenschutzbeauftragten soll das System als Bestandteil eines kommunalen Risikomanagements dienen. Ziel ist es, wesentliche Risiken des Verwaltungshandels vor deren Eintritt zu erkennen und durch Maßnahmen zu beeinflussen. Das Konzept basiert auf Erfahrungen aus einer Erprobung in einem Teilbereich der zuständigen Fachabteilung sowie auf bereits implementierten Prozessen im Amt für Finanzsteuerung.

Das IKS verfolgt Ziele wie die Sicherstellung der Effektivität und Wirtschaftlichkeit von Prozessen, die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung sowie die Einhaltung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandels. Zudem sollen das Vermögen vor Betrug geschützt und klare Vorgaben für Mitarbeitende geschaffen werden. Die methodische Vorgehensweise umfasst eine Risikoeinschätzung anhand von Faktoren wie Verstößen gegen geltendes Recht, finanziellen Auswirkungen oder Folgen für die Kundenzufriedenheit. In einer Risiko-Matrix bewerten die Fachbereiche die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß. Aus den identifizierten Hochrisikoprozessen werden entsprechende Kontrollmaßnahmen und Verantwortlichkeiten abgeleitet.

Die verwaltungsweite Einführung ist für den Zeitraum Sommer oder Herbst geplant. Zur Unterstützung der Fachbereiche beabsichtigt die Verwaltung, eine halbe Stelle für eine zentrale Unterstützungskraft im Rahmen der Budgetdialoge 2023/2024 anzumelden.