Akteneinsichtnahmen

Die Fraktion „Die Partei und STADTGESTALTER“ hat im Rahmen einer Anfrage zur Akteneinsicht durch Ratsmitglieder verschiedene organisatorische Abläufe der Verwaltung thematisiert. Die Verwaltung stellte dazu klar, dass kein grundsätzlicher Anspruch auf die Anfertigung von Kopien besteht. Entscheidungen über die Erstellung von Kopien müssen im Einzelfall unter Berücksichtigung der jeweiligen Interessen getroffen werden, wobei die Notwendigkeit für eine effektive Kontrolle als Kriterium dient.

Bezüglich der Fachkenntnis der bei Akteneinsichten anwesenden Beschäftigten führte die Verwaltung aus, dass das Recht auf Akteneinsicht keinen Anspruch auf sofortige Beantwortung von Detailfragen durch die Begleitpersonen begründet. Bei der Bereitstellung der Unterlagen werden die originären Verwaltungsvorgänge genutzt und entsprechend dem Einsichtsgesuch zusammengestellt, wobei die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Akten gewahrt bleiben soll.

Hinsichtlich der Paginierung von Akten gab die Verwaltung an, dass hierfür keine allgemeine gesetzliche Vorgabe existiert, außer für Personalakten. Die Aktenordnung der Stadt Bochum empfiehlt eine fortlaufende Nummerierung, lässt den zuständigen Stellen jedoch einen Entscheidungsspielraum. Eine Dienstanweisung zur ordnungsgemäßen Aktenführung sowie zur Vorbereitung von Akteneinsichten ist in der bestehenden Aktenordnung der Stadt Bochum enthalten.